Gestiona por procesos tus actividades críticas – Sign: Ricardo Pardo

La gestión por procesos se ha constituido como uno de los principales sistemas de organización empresarial para conseguir mejoras en los índices de calidad, productividad y excelencia. Sus resultados han ido extendiendo la aplicación de este enfoque de gestión en empresas y organizaciones de todo tipo, independientemente del tamaño o sector de actividad de estas. La industria inmobiliaria (holdings, departamentos, grandes estructuras y administración de centros comerciales) no sólo no es la excepción, sino que constituye un segmento que necesita realmente de este soporte.

En un contexto global, empresarial y económico tan complejo y competitivo como el actual, la gestión de procesos se ha convertido en una necesidad de las empresas, ya no para tener éxito sino para mantenerse y subsistir.

A pesar de su indudable éxito y de la positiva experiencia en innumerables compañías y empresas, la implantación de una gestión por procesos puede resultar muy compleja, fundamentalmente por dos motivos:

 

  1. Resistencia al cambio por parte de directivos, fundadores y empleados acostumbrados a una manera más tradicional de la empresa, es decir, vertical y funcional en vez de horizontal o por procesos. Este aspecto cultural suele ser el más complejo de resolver, inclusive más que los tecnicismos asociados a cualquier implementación.
  2. La complejidad organizativa y la operación de la gestión de procesos, con sus distintos elementos. Sobre todo, cuando se utiliza como marco de mejora continua, siendo necesario el correcto uso de metodologías concretas y herramientas específicas.

 

En relación con el primer punto, deben comprenderse una serie de problemas de comunicación y establecerse prioridades sobre asuntos que surgen en las empresas al pasar de una organización tradicional o funcional a una gestión por procesos. Dicha situación se contrapone con un enfoque más integral y general de la estructura departamental (o a veces, simplemente del mandato personal de los líderes nativos), donde lo importante debe ser el proceso en su conjunto y no los intereses particulares de cada área. En muchas situaciones, lo que es positivo para un área de negocio, por ejemplo, para Operaciones, no es la mejor opción para la compañía.

La organización clásica o por departamentos podría representarse gráficamente como una estructura vertical y segmentada, mientras que la gestión basada en procesos sería una línea horizontal y continua. Esta última es muy común en los nuevos entornos de trabajo, donde existe una gran especialización de los recursos, que termina siendo más importante que la línea de mando tradicional.

La principal diferencia entre ambas organizaciones es que la gestión por procesos está enfocada en el cliente (realmente), mientras que en el modelo por departamentos se siguen las decisiones del jefe, que en muchos casos tienen que ver con su instinto y experiencia. Algo que no tiene cabida en una empresa moderna que quiera ser competitiva y abrirse a nuevos mercados.

La cadena de valor en la gestión por procesos es algo muy importante, dado que requiere concentrarse en el modo en el que se desarrollan las acciones y actividades en una empresa para generar valor y, en consecuencia, ir optimizando estos circuitos en busca de la mejora continua. Este concepto distingue distintos eslabones interrelacionados entre sí en todo circuito productivo. De esta forma, tenemos las actividades primarias, enfocadas en la elaboración de los productos y/o servicios, y las acciones de apoyo que, si bien no proporcionan valor en sí mismas, no por ello carecen de importancia.

Todo tiene interés en el proceso económico, puesto que cada eslabón de la cadena suma algún tipo de valor añadido. La gestión basada en procesos tiene en cuenta toda la cadena de valor en su conjunto y de manera horizontal. Así, una óptima gestión basada en procesos implica poder representar, a través de un mapa de procesos, cuál es la cadena de valor de una empresa u organización, definiendo en el mismo sus distintos elementos, las personas implicadas y los mecanismos de medición.

Cada eslabón de la cadena tiene una serie de subprocesos y en el correcto análisis de sus relaciones y vinculaciones, a través de los indicadores adecuados, se encuentra la clave del éxito de una gestión por procesos. Por otra parte, es fundamental delimitar y asumir cuál es la responsabilidad de cada profesional en el proceso productivo lineal y continuo, conocido como ´process owner´.

Para lograr un flujo eficaz y constante de mejora continua es necesario seleccionar convenientemente los proyectos de mejora y gestionarlos de manera adecuada, con metodología y herramientas idóneas. Sin olvidar hacer un correcto análisis y uso de la información de la empresa (datos, estadísticas, comparativas, etc.) con el objeto de tomar las mejores decisiones.

Si bien se puede implantar esta metodología en todo tipo de áreas y procesos, está claro que los procesos que requieren autorizaciones y revisiones y que son naturalmente estructurados, son los más factibles de llevar a la práctica. Por ejemplo, las cadenas de pagos, los contratos de distintos tipos, los ciclos de comercialización y todo aquello que se pueda hacer paso a paso, será posible de canalizar con esta metodología.

En el caso de tener la decisión tomada de avanzar en la gestión por procesos, los pasos a seguir son los siguientes:

  • Conseguir el compromiso de la alta dirección.
  • Formar al equipo directivo que validará los cambios.
  • Hacer un listado detallado de todos los procesos a desarrollar
  • Clasificar los procesos en las siguientes categorías: a) estratégicos, b) claves c) soporte.
  • Desarrollar una matriz que relacione los procesos y elaborar un mapa con ellos.
  • Definir las actividades y tareas que componen los procesos con sus respectivos responsables.
  • Identificar los objetivos estratégicos.
  • Definir y medir los indicadores (KPls) que se ajusten a los objetivos.
  • Desarrollar una prueba piloto previa a la implantación o crear fases de implementación.

Las empresas que implantan la gestión por procesos se caracterizan por ser más flexibles y efectivas. Además, existe una visión global más nítida de la organización, sus trabajadores se relacionan más entre ellos, se optimizan los recursos y se detectan posibles fallos de forma rápida.

En estos procesos es muy importante apoyarse en la tecnología y buscar aplicaciones acordes con la industria. Así, en el segmento de gestión inmobiliaria, la suite desarrollada por Solutions Malls contiene uno de los módulos más versátiles para este objetivo. Recomendamos ingresar a http://solutionsmalls.com.ar/producto/sign/ para ver todas las posibilidades que esta plataforma te puede dar.