Gestiona por procesos tus actividades críticas | Ricardo Pardo

La gestión por procesos se ha constituido como uno de los principales sistemas de organización empresarial para conseguir mejoras en los índices de calidad, productividad y excelencia. Sus resultados han ido extendiendo la aplicación de este enfoque de gestión en empresas y organizaciones de todo tipo, independientemente del tamaño o sector de actividad de estas. La industria inmobiliaria (holdings, departamentos, grandes estructuras y administración de centros comerciales) no sólo no es la excepción, sino que constituye un segmento que necesita realmente de este soporte.

En un contexto global, empresarial y económico tan complejo y competitivo como el actual, la gestión de procesos se ha convertido en una necesidad de las empresas, ya no para tener éxito sino para mantenerse y subsistir.

A pesar de su indudable éxito y de la positiva experiencia en innumerables compañías y empresas, la implantación de una gestión por procesos puede resultar muy compleja, fundamentalmente por dos motivos:

  1. Resistencia al cambio por parte de directivos, fundadores y empleados acostumbrados a una manera más tradicional de la empresa, es decir, vertical y funcional en vez de horizontal o por procesos. Este aspecto cultural suele ser el más complejo de resolver, inclusive más que los tecnicismos asociados a cualquier implementación.
  2. La complejidad organizativa y la operación de la gestión de procesos, con sus distintos elementos. Sobre todo, cuando se utiliza como marco de mejora continua, siendo necesario el correcto uso de metodologías concretas y herramientas específicas.

En relaciónzcon el primer punto, deben tomarse medidas teniendo como premisa donde lo importante debe ser el proceso en su conjunto y no los intereses particulares de cada área. 

Desde nuestra experiencia la gestión basada en procesos sería una línea horizontal y continua. Esta es muy común en los nuevos entornos de trabajo, donde existe una gran especialización de los recursos, que termina siendo más importante que la línea de mando tradicional.

La gestión por procesos en la que hacemos enfoque con nuestras soluciones es básicamente lograr que en la instancia previa a la generación del contrato se respete un circuito preestablecido donde todas las áreas que intervienen hasta la firma o cierre de un contrato se cumplan y este quede confeccionado según criterios acordados. Igualmente en el caso para gestionar las unidades locativas y los clientes se pueden automatizar estos procesos para alimentar directamente a los módulos involucrados.  Ya que sin dudas en la actividad de la gestión inmobiliaria es fundamental el tener criterios homogéneos para dichas tareas. Teniendo de esta manera la certeza de que se han cumplido todas y cada una las etapas. Estas herramientas de gestión de procesos permiten sin dudas lograr documentos estandarizados, puntos de control de retorno y salidas, definir responsables para cada circuito por donde transite. La digitalización, la clasificación y la estructuración de contenidos en formato electrónico es un propósito de coordinación de actividades que comparten recursos.

La cadena de valor en la gestión por procesos es algo muy importante, dado que requiere concentrarse en el modo en el que se desarrollan las acciones y actividades en una empresa para generar valor y, en consecuencia, ir optimizando estos circuitos en busca de la mejora continua. Este concepto distingue distintos eslabones interrelacionados entre sí en todo circuito productivo. De esta forma, tenemos las actividades primarias, enfocadas en la elaboración de los productos y/o servicios, y las acciones de apoyo que, si bien no proporcionan valor en sí mismas, no por ello carecen de importancia.

Todo tiene interés en el proceso económico, puesto que cada eslabón de la cadena suma algún tipo de valor añadido. La gestión basada en procesos tiene en cuenta toda la cadena de valor en su conjunto y de manera horizontal. Así, una óptima gestión basada en procesos implica poder representar, a través de un circuito de procesos, definiendo en el mismo sus distintos elementos, las personas implicadas y los mecanismos de medición.

Cada eslabón de la cadena tiene una serie de subprocesos y en el correcto análisis de sus relaciones y vinculaciones, a través de los indicadores adecuados, se encuentra la clave del éxito de una gestión por procesos. Por otra parte, es fundamental delimitar y asumir cuál es la responsabilidad de cada profesional en el proceso productivo lineal y continuo, conocido como ´process owner´.

Para lograr un flujo eficaz y constante de mejora continua es necesario seleccionar convenientemente los proyectos de mejora y gestionarlos de manera adecuada, con metodología y herramientas idóneas. Sin olvidar hacer un correcto análisis y uso de la información de la empresa (datos, estadísticas, comparativas, etc.) con el objeto de tomar las mejores decisiones

Si bien se puede implantar esta metodología en todo tipo de áreas y procesos, está claro que los procesos que requieren autorizaciones y revisiones y que son naturalmente estructurados, son los más factibles de llevar a la práctica. Por ejemplo, listar cada una de las variables, definir el formato en que se visualizarán. Definir roles o perfiles, definir tareas que deben ejecutarse, orden y aplicación de las mismas y todo aquello que se pueda hacer paso a paso, será posible de canalizar con esta metodología. 

En el caso de tener la decisión tomada de avanzar en la gestión por procesos, los pasos a seguir son los siguientes:

  • Conseguir el compromiso de la alta dirección.
  • Formar al equipo directivo que validará los cambios. 
  • Hacer un listado detallado de todos los procesos a desarrollar 
  • Desarrollar una matriz que relacione los procesos y elaborar un mapa con ellos.
  • Definir las actividades y tareas que componen los procesos con sus respectivos responsables.
  • Identificar los objetivos estratégicos.
  • Desarrollar una prueba piloto previa a la implantación o crear fases de implementación.

Las empresas que implantan la gestión por procesos se caracterizan por ser más flexibles y efectivas. Además, existe una visión global más nítida de la organización, sus trabajadores se relacionan más entre ellos, se optimizan los recursos y se detectan posibles fallos de forma rápida.

En estos procesos es muy importante apoyarse en la tecnología y buscar aplicaciones acordes con la industria. Así, en el segmento de gestión inmobiliaria, la suite desarrollada por Solutions Malls contiene uno de los módulos más versátiles para este objetivo. Recomendamos ingresar a http://solutionsmalls.com.ar/producto/sign/ para ver todas las posibilidades que esta plataforma te puede dar.