La importancia del control de ventas– Caputre – Ariel Cogote

Al liderar un negocio de cualquier tipo de industria y tamaño, uno de los aspectos más importantes para lograr la expansión es el control de ventas. Este proceso involucra la totalidad de la gestión, que va desde el seguimiento y recaudación de datos hasta el monitoreo de los bienes y servicios vendidos por la empresa.

A continuación, se expondrán 5 puntos que permitirán desarrollar el proceso de manera exitosa:

 

Obtención de reportes de ventas precisos

Uno de los mejores consejos para la gestión y administración de empresas de todo tamaño, consiste en contar con reportes confiables que podrán ser on line, diarios, periódicos, etc. Si bien lo expuesto parece bastante obvio, en muchas ocasiones el ´real time´ de ventas es suplantado por las percepciones de los vendedores o agentes que están a cargo de dicha operación. Así, al contar con un reporte general de ventas se podrá evaluar inmediatamente el rendimiento del negocio y compararlo con periodos anteriores.

Por otro lado, estos informes permiten validar el correcto desarrollo de las transacciones y verificar que se correspondan con el total del dinero ingresado a la organización. En este punto en particular, el contar con un sistema ERP tiene una ventaja adicional, ya que estas plataformas almacenan la información en servidores que posibilitan el acceso a ella desde cualquier lugar y en diferentes dispositivos con conexión a Internet.

De esa manera, se podrá dar seguimiento a las operaciones del negocio en el momento que sea necesario, sin tener que esperar al cierre de la jornada para tomar decisiones importantes.

Sistemas POS (Punto de Venta)

Los sistemas puntos de venta no solo permiten capturar de manera rápida las compras de los clientes y generar comprobantes, sino que son una valiosa herramienta para el control de las ventas, sobre todo si se encuentran integradas con el software ERP.

Entre los beneficios de los sistemas POS para el control de ventas, se encuentra la reducción de errores de captura, el apoyo a la generación de reportes de venta en tiempo real, la simplificación de los procesos contables relacionados con las ventas, la actualización automática del número de existencias en el inventario y muchos más.

De esta manera, las transacciones fluyen de forma organizada e integrada con el resto de las estructuras de la empresa, lo que optimiza el control. En resumen, simplifica el trabajo de gestión y de distribución de la información de las ventas.

Monitoreo de inventario en tiempo real

El inventario y las ventas no van siempre de la mano; por eso, cuando se desarrolla una estrategia de ventas para una empresa o el lanzamiento de nuevos productos, tiene que garantizarse el mantenimiento del control interno del stock.

Conocer la rotación de los productos y la disminución de su existencia, aportará un panorama claro del flujo de caja y de la demanda de los bienes y servicios. Así, esta dinámica permitirá reducir las pérdidas e incrementar los controles sobre las personas que administran el almacén.

Afortunadamente, al utilizar un sistema de inventarios, esta tarea podrá realizarse de una manera mucho más práctica, rápida y sencilla. Lo que finalmente se traducirá en un mayor control de ventas.

Optimización de cuentas por cobrar

Otra área que está directamente relacionada con las ventas es el de las cuentas por cobrar. Y es que, para tener un control y seguimiento de los diferentes artículos o servicios que se venden, también se deberán gestionar de forma efectiva las facturas pendientes.

Además, si no se manejan de forma correcta los financiamientos y plazos de créditos ofrecidos, puede comprometerse la salud financiera del negocio. Por ello, es necesario tener capacidad para visualizar el estatus de las diferentes facturas, sus montos, descripciones y responsables. Así, ninguna cuenta pendiente pasará por debajo de la mesa ni se pondrá en riesgo el flujo de efectivo del negocio.

Finalmente, la optimización de las cuentas por cobrar adquiere especial importancia en comercializadoras para negocios (B2B), ya que esta clase de empresa realiza transacciones que suelen involucrar importantes lotes de mercancía y que se facturan con lapsos de crédito.

Centralización de la totalidad de la información

 

Tener un buen control de ventas sin contar con la totalidad de los datos centralizados puede ser realmente caótico, ya que las ventas, por naturaleza, generan una gran cantidad de información difícil de registrar y reunir.

Por esa razón, es aconsejable delegar a expertos el trabajo. Sin duda, la recomendación es la de utilizar un software ERP, pues la centralización de la información es justamente uno de los principales objetivos y beneficios de contar con un sistema de administración. Así, esta herramienta agrupará todos los datos de ventas necesarios y los clasificará automáticamente, ayudando a una interpretación sencilla y práctica.

En resumen, con las cinco formas descriptas es posible llevar un mejor control de las ventas. A su vez, como quedó manifiesto, un común denominador en estas recomendaciones es el uso de la tecnología, ya que, si bien la mayor parte de estos consejos pueden implementarse sin tecnología, el tiempo y esfuerzo requerido resulta desmedido.

Cabe señalar que, sumado al ahorro de tiempo, esfuerzo y, en consecuencia, dinero, el uso de sistemas informáticos permite conectar diferentes sucursales y almacenes, lo cual resulta clave si lo que se busca lograr es la pronta expansión de la compañía. Recomendamos ingresar a http://solutionsmalls.com.ar/producto/capture/ para ver todas las posibilidades que esta plataforma tiene para apoyar el control de las ventas.